Xoá dữ liệu người dùng cũ

Các bước thực hiện ở đây chỉ áp dụng trong trường hợp xoá dữ liệu người dùng cũ, không phải để khắc phục việc ăn trộm dữ liệu. Nếu dữ liệu cá nhân hay doanh nghiệp bị rò rỉ, phải kiểm tra cụ thể xem nguyên nhân ở đâu để khắc phục.

  • Lợi ích của việc này
  • Các bước thực hiện
    1. thay đổi các tài khoản online liên quan đến doanh nghiệp, xoá profile trên các thiết bị liên quan.
    2. xoá các cấu hình liên quan trên thiết bị cá nhân.
    3. thông báo cho đối tác.

Lợi ích của việc xoá dữ liệu người dùng cũ

Trong bối cảnh thông tin cá nhân có thể bị trao đổi trên Internet, mỗi người đều cần phải rất cẩn thận. Khi liên quan đến doanh nghiệp, còn có thể bị xảy ra kiện cáo. Thực tế, không phải lúc nào mối quan hệ giữa doanh nghiệp, ban giám đốc và nhân sự cũng êm đẹp. Đã xảy ra rất nhiều vụ việc thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp bị tung lên mạng Internet, hay chuyển giao cho đối thủ cạnh tranh.

Do vậy, để tránh các phiền phức không đáng có, mỗi khi thay đổi vị trí làm việc sang doanh nghiệp khác, cả người dùng cũng như doanh nghiệp nên lưu ý việc này.

Với người sử dụng

Mặc dù máy tính của doanh nghiệp không phải tài sản cá nhân riêng, thực tế, nhiều nhân viên vẫn lưu trữ các file dữ liệu cá nhân vào đây. Để tránh các dữ liệu này bị thất thoát, hãy xoá các dữ liệu cá nhân trên thiết bị của doanh nghiệp trước khi thay đổi chỗ làm.

  1. Tự bản thân mình xoá các dữ liệu cá nhân lưu trong thiết bị của doanh nghiệp.
  2. Xoá các tài khoản, dữ liệu liên quan đến doanh nghiệp trong thiết bị cá nhân, nếu có.
  3. Nếu thiết bị của doanh nghiệp có sao lưu định kỳ, mà trong đó, có các dữ liệu cá nhân của bạn, hãy làm việc với ban quản trị, hoặc xoá các dữ liệu đó đi, hoặc cần có văn bản xác định cụ thể trách nhiệm của mỗi bên nếu các dữ liệu đó thất thoát trong khoảng thời gian nhất định.

Xoá profile người dùng trên các thiết bị của doanh nghiệp

Với mỗi thiết bị bàn giao cho người dùng, VietNAP khuyến nghị thiết lập các profile riêng. Trong profile đó, người dùng có thể cấu hình email, thông tin liên hệ, lưu trữ các file dữ liệu liên quan đến công việc phụ trách của từng cá nhân. Như vậy, với mỗi profile:

  1. Không bị lẫn giữa các tài khoản người dùng mới và cũ.
  2. Dễ dàng kiểm soát việc sao lưu, tìm kiếm, chuyển giao dữ liệu khi cần thiết.
  3. Tránh các lỗi có thể xảy ra liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ.

Đồng thời, khi cần xoá profile, các dữ liệu trên sẽ được xóa luôn, nên doanh nghiệp sẽ không mất thời gian phải tìm kiếm, so sánh từng tài khoản.

Tuy nhiên, cần lưu ý trước khi xoá: có cần sao lưu lại dữ liệu của người dùng này, vì có liên quan đến những người khác hay không. Và khi sao lưu như vậy, đã có đồng ý của người dùng cũ chưa?

Xoá các cấu hình liên quan trên điện thoại và các thiết bị cá nhân

Với đa số người dùng Việt Nam, thường không có phân biệt các thiết bị cá nhân và doanh nghiệp. Đồng thời, với nhu cầu hoạt động mobile ngày càng cao, người dùng thường thiết lập các cài đặt email, các tài khoản truy cập vào dữ liệu doanh nghiệp ngay trên chính thiết bị cá nhân. Tuy nhiên, sau khi nghỉ việc tại một doanh nghiệp, thì có thể cả doanh nghiệp và cá nhân đó đều quên các tài khoản này. Do vậy, về phía doanh nghiệp, hãy có các tài liệu, ghi rõ ràng các tài khoản nào đã bàn giao cho mỗi cá nhân, và sẽ cần thay đổi thế nào khi nhân sự nghỉ việc. Các tài khoản có thể liên quan như:

  • tài khoản thư điện tử.
  • tài khoản truy cập dữ liệu chung như các hệ thống quản lý file dữ liệu, Dropbox, Google Drive, OneDrive…
  • tài khoản quản trị website, hosting, tên miền.
  • các tài khoản social media: LinkedIn, Facebook, Instagram, Zalo, Twitter, Youtube…

Hãy ghi rõ ràng thông tin truy cập ở mỗi tài khoản khi được bàn giao cho cá nhân sử dụng. Thông thường, các tài khoản trên đều là các tài khoản độc lập, có các thông tin truy cập khác nhau.

Thông tin quản trị tên miền cũng cần được kiểm soát cho chính xác. Khi đăng ký, nhân sự IT có thể lấy thông tin cá nhân mình làm thông tin liên hệ. Nếu nhân sự này nghỉ việc, doanh nghiệp cần cập nhật lại các thông tin mới. Việc này có thể liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ.

Thông báo cho đối tác.

Việc doanh nghiệp có nhân sự IT làm đầu mối liên hệ với các đối tác là rất bình thường. Tuy nhiên, phần lớn lại quên việc thông báo cho các đối tác khi nhân sự thay đổi. Điều này dẫn đến việc nhân sự cũ có thể liên hệ với đối tác, làm các thay đổi mà doanh nghiệp không biết. Từ đó, có thể bị thất thoát dữ liệu kinh doanh.

Hay đơn giản, chỉ là việc doanh nghiệp thực hiện thiết kế web, nhưng sau khi công việc hoàn tất, lại không thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ hosting về việc cắt bỏ các kết nối với dịch vụ thiết kế web. Nếu thông tin truy cập account bị rò rỉ từ bên thiết kế web, website có thể bị thay đổi. Nếu có dữ liệu khách hàng trên website, các dữ liệu này có thể bị đánh cắp. Từ đó, thiệt hại sẽ không lường trước được.

Các việc quản trị trên không tốn nhiều thời gian. Không cần thiết có phần mềm chuyên dụng, nếu số lượng nhân sự không nhiều. Doanh nghiệp có thể chỉ dùng một file Excel hay Google Sheets đơn giản là có thể quản trị được các công việc trên.