Lỗi gửi thư điện tử

Khi gửi thư điện tử đến đối tác, khách hàng, thỉnh thoảng, bạn nhận được thông báo lỗi, hoặc ngay lập tức, hoặc sau một vài ngày. Tùy thuộc vào phần mềm máy chủ thư điện tử mà thông báo lỗi trả về có thể khác nhau một chút. Hãy đọc kỹ thông báo lỗi trả về, bạn có thể tự khắc phục một số lỗi gửi thư điện tử thường gặp với hướng dẫn dưới đây.

Thông báo lỗi thường sẽ bắt đầu là: This message was created automatically by mail delivery software. A message that you sent could not be delivered to one or more of its recipients. This is a permanent error. The following address(es) failed:

Tuy nhiên, đó chỉ là thông báo email của bạn không gửi đến được người nhận. Hãy đọc tiếp thêm vài dòng nữa, các dòng sau mới có thông tin quan trọng để biết được nguyên nhân nằm ở đâu.

550-5.7.1 This message does not have authentication information or fails to pass authentication checks.

Lỗi xảy ra khi máy chủ email của người nhận kiểm tra, so sánh các địa chỉ IP được cấu hình trong các bản ghi SPF. Nếu IP máy chủ bạn đang dùng để gửi thư không nằm trong danh sách các IPs của bản ghi SPF, email có thể không được xử lý, và sẽ trả lỗi về.

Tham khảo thêm bản ghi SPF hoạt động thế nào.

CÁCH XỬ LÝ

Kiểm tra xem tên miền của bạn đã được cấu hình các bản ghi SPF, DKIM hay chưa. Có thể sử dụng công cụ kiểm tra của MXToolbox tại đây.

Lưu ý rằng, nếu bạn có dùng thêm dịch vụ email marketing bên ngoài, bạn cũng cần có cấu hình SPF của dịch vụ đó. Hãy liên hệ với nơi cung cấp dịch vụ cho bạn để hỏi thông tin.

Bạn có thể vào phần quản trị các bản ghi DNS của tên miền để kiểm tra đã có các bản ghi SPF, DKIM chưa. Nếu đã có thì cần kiểm tra lại các giá trị đã chính xác chưa, đặc biệt là khi bạn gửi thư nhiều với các dịch vụ email marketing. Với các tên miền sử dụng email tại VietNAP, bạn có thể tham khảo tại đây.

The message was considered as spam

Lỗi trả về được ghi nhận là 550-The message was considered as spam.  If you disagree, please contact… 

Vì lý do nào đó, thư bạn gửi bị đánh dấu là spam ở máy chủ của người nhận. Nguyên nhân có thể do địa chỉ IP máy chủ bạn dùng bị chặn, hoặc có thể nội dung thư của bạn chứa các link đến các tên miền bị blacklist. Trong trường hợp này, bạn cần liên hệ với quản trị viên của máy chủ người nhận để kiểm tra. Hoặc thông báo cho người nhận qua điện thoại, để họ kiểm tra lại log xem chi tiết lỗi ở đâu.

Unrouteable address

Lỗi này có thể xảy ra khi tên miền đính kèm địa chỉ email không chính xác. Nhiều trường hợp xảy ra, ví dụ, người nhận chỉ đăng ký tenmien.vn, nhưng bạn lại gửi đến tenmien.com. Đây cũng là một trong những lý do chúng tôi khuyến nghị khách hàng nên sử dụng tên miền bao vây, để bảo vệ thương hiệu, cũng như tránh các lỗi không đáng có này. Các tên miền có thể trỏ về một website, cũng như cấu hình email để không bị mất liên lạc.

Date header far in the past/future

Lỗi được trả về là SMTP error from remote mail server after end of data: 550 Date header far in the past/future.

Lỗi này xảy ra khi thiết bị gửi thư của người dùng thiết lập sai ngày tháng. Đây là một “lỗi” mà spammer hay gặp. Do vậy, khi thư gửi đi với ngày tháng sai, thư có thể bị đánh dấu là spam.

Cách xử lý

Khi gặp lỗi này, người dùng chỉ cần điều chỉnh lại ngày tháng trên thiết bị dùng để gửi thư cho chính xác. Thông thường các máy tính đều có lựa chọn tự động đồng bộ ngày tháng, người dùng nên sử dụng để không phải điều chỉnh thủ công.

550 5.1.1 the email account that you tried to reach does not exist

Lỗi trả về có thể có nhiều thông báo khác nhau. Ví dụ như:

550-5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist. Please try double-checking the recipient’s email address for typos or unnecessary spaces.

SMTP error from remote mail server after RCPT TO:<địa chỉ email người nhận>: <địa chỉ email người nhận>, Recipient unknown

SMTP error from remote mail server after RCPT TO:<địa chỉ email người nhận>: <địa chỉ email người nhận>, Unknown User

Thông báo trên cho thấy địa chỉ thư bạn gửi đến không còn tồn tại nữa. Có thể địa chỉ này lúc trước có, nhưng đã bị xóa. Hoặc có thể do khi bạn lưu địa chỉ, điền địa chỉ email vào trường TO, CC hay BCC trong phần mềm gửi thư bị lỗi.

Cách xử lý

Trước hết bạn nên kiểm tra lại xem địa chỉ thư đã đúng chưa. Nếu địa chỉ bạn lưu giống như địa chỉ trong thông báo lỗi, bạn có thể kiểm tra lại với người nhận qua điện thoại, xem địa chỉ thư của họ có bị xóa không.

530 smtp authentication is required

Đây thực tế không phải là lỗi, mà là một yêu cầu bảo mật từ phía máy chủ email bạn đang sử dụng. Để gửi thư ra ngoài, tài khoản gửi thư cần được xác nhận hợp lệ. Việc này tránh email của bạn bị lợi dụng gửi spam, ảnh hưởng chung đến cả máy chủ thư điện tử, hoặc thậm chí là dải IP của nhà cung cấp.

Thông thường, smtp authentication cũng sử dụng thông tin giống như khi bạn đăng nhập vào inbox để kiểm tra thư tới. Tùy thuộc phần mềm đang dùng mà cách cấu hình có thể khác nhau một chút. Bạn có thể tham khảo tại đây cách cấu hình SMTP cho Microsoft Outlook.

552 5.2.2 Quota exceeded (mailbox for user is full)

Thông báo cho biết hộp thư của người nhận đã quá dung lượng, không thể nhận tiếp thư bạn gửi đến. Trong trường hợp này, bạn chỉ có thể tìm cách liên lạc khác với người nhận, qua điện thoại, tin nhắn, mạng xã hội… báo để họ xóa bớt thư đang lưu trữ trên máy chủ thư điện tử của họ.

Tham khảo thêm cách tự động xóa email trên webmail và giữ lại trên Outlook.

Thông thường, lỗi trả về sẽ hiển thị bằng tiếng Anh, là ngôn ngữ mặc định với các phần mềm trên máy chủ hosting. Nếu bạn không rành tiếng Anh, có thể sử dụng Google Translate để dịch. Google Translate có thể dịch khá tốt trong trường hợp này, và giúp bạn hình dung được bước đầu vấn đề có thể phát xuất từ đâu.

Nếu bạn cần liên hệ với hỗ trợ kỹ thuật, bạn nên copy lại lỗi nguyên văn bằng tiếng Anh, và gửi cho họ. Như vậy, sẽ dễ dàng hơn nhiều trong việc tìm lỗi. Đồng thời, chúng tôi khuyến nghị bạn nên gửi kèm các thông tin như:

  • địa chỉ thư gửi đi.
  • địa chỉ thư gửi đến.
  • tiêu đề thư.
  • ngày giờ gửi thư.

Với các thông tin đó, hỗ trợ kỹ thuật có đủ thông tin để tìm email của bạn từ log hệ thống, nguyên nhân và cách khắc phục. Tránh chỉ thông báo chung chung không gửi được, phải email đi lại nhiều lần, mất thời gian của bạn.