Khi bạn nhận được thông báo mailbox của email account bị đầy không thể tiếp tục nhận được email mới hoặc thông báo về việc account hosting của bạn sử dụng vượt quá dung lượng, một trong những nơi bạn nên kiểm tra ngay là dung lượng đang sử dụng cho các tài khoản email. Nếu lưu trữ quá nhiều trên server, bạn có thể xem xét việc tiến hành xóa email ở webmail.
Webmail là công cụ giao tiếp giữa người dùng và máy chủ thư điện tử. Nó cũng giống như các phần mềm như Microsoft Outlook, nhưng được chạy trực tiếp qua trình duyệt web, chứ không cần cài đặt vào máy tính.
Có nhiều phần mềm webmail. Tại VietNAP, chúng tôi cài đặt và sử dụng Roundcube thay thế cho Squirrelmail, đã gần như bị bỏ lãng quên sau nhiều năm. VietNAP có tham gia vào việc Việt hoá ngôn ngữ cho phần mềm Roundcube.
Xoá email ở webmail Roundcube theo cấu hình mặc định
Thiết lập mặc định ở Roundcube với việc xoá email là chuyển email từ Inbox vào thùng rác Trash. Nếu sau đó, người dùng nhận ra xoá nhầm và muốn khôi phục lại, có thể vào Trash, tìm lại thư cần thiết và khôi phục lại về Inbox. Tuy nhiên, cần lưu ý các thư trong thùng rác vẫn bị tính vào dung lượng lưu trữ email trong account hosting. Muốn giải phóng dung lượng lưu trữ, cần xoá hẳn email khỏi thùng rác Trash.
Vậy có thể xoá trực tiếp mà không qua thùng rác nữa không?
Trả lời ngắn gọn là có. Nhưng bạn cần lưu ý rằng khi email bị xoá khỏi thùng rác, bạn sẽ không tự khôi phục lại được nữa. Tuỳ thuộc vào chính sách sao lưu dữ liệu của mỗi nhà cung cấp mà bạn có thể liên hệ để khôi phục lại thư cũ từ các bản backup được không.
Tần suất sao lưu dữ liệu tại VietNAP Hosting là bốn lần / ngày, với tối thiểu là 15 ngày liên tục, kèm theo các sao lưu cũ hơn hàng tháng, hàng quý… Nếu bạn cần khôi phục lại dữ liệu cũ, vui lòng liên hệ VietNAP để kiểm tra thực tế.
Cách xoá email ở webmail bằng phím tắt
Với cách này, bạn không thay đổi cấu hình Roundcube, nhưng vẫn có thể xoá email ở webmail mà không thông qua thùng rác.
- Chọn các email muốn xoá.
- Giữ phím Shift trên bàn phím, và bấm nút Delete trên thanh công cụ Roundcube
- Roundcube sẽ hỏi bạn có thực sự muốn xoá như vậy không. Bấm nút Delete tại bảng hỏi để xác nhận việc xoá.
Thay đổi cấu hình Roundcube để xoá thẳng email tự động
Roundcube cho phép người dùng thay đổi một số cấu hình, tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng. Việc thay đổi này được áp dụng cho mỗi tài khoản email, không ảnh hưởng đến các tài khoản khác với cùng tên miền, cùng máy chủ.
- Tại menu bên trái giao diện webmail Roundcube, bấm nút Settings
- Tiếp tục với menu Preferences – Server Settings
- Tại đây, bạn có thể cấu hình cho Clear Trash on logout
- Mặc định là Never, nghĩa là các email trong thùng rác không bao giờ bị xoá tự động.
- Cấu hình all messages, nếu bạn muốn mỗi khi bạn thoát khỏi webmail, Roundcube sẽ xoá tất cả các thư trong thùng rác.
- Cấu hình an toàn hơn là bạn chọn một trong các cấu hình Older than… Khi đó, mỗi khi bạn thoát khỏi webmail, Roundcube sẽ xoá các thư cũ hơn 30, 60 hay 90 ngày so với ngày hiện tại.
- Nhớ bấm nút Save để lưu lại cấu hình.
Lựa chọn khác với phần mềm email hỗ trợ POP3
Một cách khác để tránh tình trạng mailbox bị full dẫn tới không nhận được email mới là sử dụng các email client như Microsoft Outlook, Outlook Express với giao thức POP3 với account email của bạn. Các chương trình này ngoài khả năng lấy email xuống máy tính, còn cho phép lưu lại email trong một số ngày nhất định trên server, rất hữu ích khi bạn sử dụng webmail trên máy tính khác. Sau một số ngày nhất định, phần mềm sẽ tự động xoá email trên server để tránh phải lưu trữ quá nhiều.
