Có nên dùng Office 365?

Bởi

Microsoft Office 365 kế thừa sự thành công của bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng Microsoft Office. Tuy nhiên, có một số sự khác nhau giữa Office 365 và các phiên bản Office 2011, 2013, 2016… Bạn sẽ chọn lựa sử dụng bộ phần mềm nào? Có nên dùng Office 365 hay không?

có nên dùng office 365 hay không

Office 365 là gì?

Chắc chắn, bạn đã làm quen với bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office trên máy tính. Office 365 là phiên bản mới nhất của Microsoft Office, được cài đặt trực tuyến, vẫn bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint… cộng thêm các ứng dụng như ổ đĩa cứng lưu trữ trực tuyến OneDrive, hội thoại Skype, email Microsoft Exchange…

Có khá nhiều điểm khác biệt giữa Office truyền thống và Office 365, bạn có thể tham khảo tại đây bài viết khá chi tiết từ Microsoft. Dưới góc nhìn về bảo mật, Office 365 nổi trội hơn hẳn so với phiên bản Office truyền thống. Với bản Office cũ, bạn sẽ cần phải trả tiền thêm (nếu đã hết hạn hỗ trợ cập nhật), download các phiên bản cập nhật mới. Với Office 365, bộ core trực tuyến luôn được cập nhật các tính năng mới, vá các lỗi bảo mật, nên sẽ ổn định và có tính bảo mật cao hơn.

Vậy có nên dùng Office 365?

Có vài lựa chọn cho bộ sản phẩm văn phòng có tính năng tương tự.

  • Office 365.
  • G Suite (tên cũ là Google Apps).
  • Zoho.

Mỗi bộ sản phẩm đều có đi kèm các tính năng email, chia sẻ lịch làm việc… Tuỳ vào mỗi phiên bản khác nhau, mà có thể có các tính năng khác nhau, chi phí cũng khác nhau. Tại thị trường Việt Nam, Google và Microsoft vẫn chiếm đa số thị phần, Zoho thì có thể hơi xa lạ. Khi so hai ông lớn Microsoft và Google với nhau, tại thời điểm này, thống kê cho thấy dường như Microsoft đang chiếm ưu thế. Tuy nhiên, thống kê đó cũng không quyết định việc doanh nghiệp của bạn có nên dùng Office 365 hay không. Cũng như với G Suite, bạn cần cân nhắc các yếu tố liên quan.

Ví dụ, với chi phí $5/tháng cho mỗi user, bạn có thể sử dụng G Suite Basic với 30GB dung lượng lưu trữ, các phần mềm miễn phí Google Apps. Còn với cùng chi phí với Office 365, bạn chỉ có thể dùng email với Microsoft Exchange. Nếu muốn dùng cả bộ phần mềm Office 365, bao gồm Exchange, mỗi user doanh nghiệp sẽ cần bỏ ra $12.5 / tháng (thanh toán theo năm).

Chi phí Office 365 cao hơn G Suite, vậy sao phải dùng Office 365?

Office 365 vẫn là một bộ phần mềm văn phòng thông dụng nhất. Mặc dù Google miễn phí các phần mềm như Docs (tương đương MS Word) hay Sheets (tương đương MS Excel), vẫn có những sự không tương thích giữa các phần mềm này. Ví dụ, các macros khởi tạo trong MS Excel không hoạt động ở Google Sheets, do các ngôn ngữ lập trình khác nhau.

Do vậy, nếu công việc của bạn phụ thuộc rất nhiều vào bộ phần mềm Microsoft Office, Office 365 vẫn là một lựa chọn không tồi. Đặc biệt khi doanh nghiệp đã sử dụng Microsoft Office rất lâu, chi phí chuyển đổi dữ liệu sang Google Apps có thể sẽ khá lớn.

Còn đối với các doanh nghiệp nhỏ, hay startup mới thành lập, bạn nên cân nhắc bộ phần mềm G Suite. Hãy tham khảo thêm tại đây để quyết định có nên sử dụng G Suite hay không.