Khi bạn nhận được thông báo mailbox của email account bị đầy không thể tiếp tục nhận được email mới hoặc thông báo về việc account hosting của bạn sử dụng vượt quá dung lượng, một trong những nơi bạn nên kiểm tra ngay là dung lượng đang sử dụng cho các tài khoản email. Nếu lưu trữ quá nhiều trên server, bạn có thể xem xét việc tiến hành xóa bớt email không cần thiết trong mailbox thông qua webmail.
Webmail chỉ là công cụ giao tiếp giữa người dùng và máy chủ thư điện tử. Nó cũng giống như các phần mềm như Microsoft Outlook, nhưng được chạy trực tiếp qua trình duyệt web, chứ không cần cài đặt vào máy tính.
Sau khi tiến hành xóa các email trong Inbox, các email này chưa bị xóa hoàn toàn mà được di chuyển đến thùng rác Trash, do vậy vẫn được tính vào dung lượng của mailbox cũng như account hosting. Cần phải xóa email khỏi Trash, khi đó email mới bị xóa hòan toàn khỏi mailbox.
Một cách khác để tránh tình trạng mailbox bị full dẫn tới không nhận được email mới là sử dụng các email client như Microsoft Outlook, Outlook Express với giao thức POP3 với account email của bạn. Các chương trình này ngoài khả năng lấy email xuống máy tính, còn cho phép lưu lại email trong một số ngày nhất định trên server, rất hữu ích khi bạn sử dụng webmail trên máy tính khác. Sau một số ngày nhất định, phần mềm sẽ tự động xoá email trên server để tránh phải lưu trữ quá nhiều.
